Política de Privacidad

1. Resumen básico

Esta sección resume los puntos principales de nuestra Política de Privacidad. Más abajo encontrarás la información completa y detallada.

2. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales tratados a través de kaiperkit.com y, cuando corresponda, de app.kaiperkit.com, es:

En adelante, nos referiremos al responsable como KaiperKit, la plataforma, nosotros o el responsable.

Si en el futuro KaiperKit designa un Delegado de Protección de Datos, sus datos de contacto se incluirán en esta misma política.

3. Alcance de esta Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad se aplica a los datos personales tratados por KaiperKit en relación con:

• La navegación por el sitio web comercial kaiperkit.com.
• Las solicitudes de información, contacto, demostración o propuestas comerciales.
• El registro y acceso a app.kaiperkit.com.
• La creación y gestión de cuentas de usuario.
• La creación, gestión y administración de workspaces.
• El uso de funcionalidades de KaiperKit por parte de investigadores, administradores, miembros invitados, colaboradores o personal institucional.
• La contratación de planes, servicios, licencias, workspaces o acuerdos institucionales.
• La atención de consultas, incidencias técnicas y solicitudes de soporte.
• Las comunicaciones comerciales, informativas o de producto.

Esta política no se aplica a sitios web, plataformas o servicios de terceros que puedan estar enlazados desde KaiperKit. Dichos terceros tendrán sus propias políticas de privacidad.

4. Datos personales que podemos tratar

Dependiendo de la relación que mantengas con KaiperKit, podemos tratar diferentes categorías de datos personales.

4.1. Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico.
• Teléfono, cuando se facilite voluntariamente.
• Institución, empresa, universidad, hospital, centro de I+D o grupo de investigación al que perteneces.
• Cargo, rol profesional o función dentro de la organización.

4.2. Datos de cuenta y acceso

• Nombre de usuario o identificador interno.
• Correo asociado a la cuenta.
• Contraseña cifrada.
• Fecha de registro.
• Estado de la cuenta.
• Roles dentro de la plataforma, por ejemplo owner, admin, member o viewer.
• Roles científicos o profesionales, por ejemplo investigador principal, investigador, doctorando, técnico, becario, colaborador o estudiante.

4.3. Datos relacionados con workspaces y organizaciones

• Nombre del workspace.
• Organización o institución asociada.
• Usuarios pertenecientes al workspace.
• Permisos, invitaciones, roles y estados de miembros.
• Historial básico de actividad necesario para la seguridad, auditoría y funcionamiento de la plataforma.

4.4. Datos de uso de la plataforma

• Fecha y hora de acceso.
• Dirección IP.
• Tipo de navegador y dispositivo.
• Páginas o secciones visitadas.
• Acciones realizadas dentro de la plataforma.
• Registros técnicos necesarios para detectar errores, incidencias, accesos no autorizados o usos indebidos.

4.5. Datos comerciales y de facturación

• Datos de contacto de la persona solicitante o responsable de contratación.
• Datos de la institución, empresa u organización contratante.
• Plan contratado, número de workspaces, usuarios, seats o licencias.
• Información de facturación necesaria para emitir presupuestos, facturas o gestionar pagos.
• Historial de comunicaciones comerciales o solicitudes realizadas.

4.6. Contenido introducido en la plataforma

Los usuarios pueden introducir en KaiperKit información relacionada con proyectos, líneas de investigación, papers, tareas, notas, documentos, plazos, recursos o miembros del equipo.

KaiperKit no solicita que se introduzcan categorías especiales de datos personales, como datos de salud, ideología, religión, afiliación sindical, orientación sexual, datos biométricos o datos especialmente sensibles. Si una institución, grupo o usuario decide introducir este tipo de información dentro de la plataforma, será responsable de asegurarse de que cuenta con una base legal adecuada para ello.

5. Finalidades del tratamiento

KaiperKit puede tratar datos personales para las siguientes finalidades:

5.1. Gestionar solicitudes de información y contacto

Tratamos los datos que nos facilitas para responder a consultas, solicitudes de demo, peticiones comerciales, dudas sobre la plataforma o comunicaciones enviadas a través de formularios, correo electrónico u otros canales de contacto.

5.2. Crear y gestionar cuentas de usuario

Tratamos los datos necesarios para permitir el registro, inicio de sesión, autenticación, recuperación de contraseña, configuración de perfil y acceso seguro a la plataforma.

5.3. Prestar el servicio KaiperKit

Tratamos datos para crear, mantener y administrar workspaces, proyectos, líneas de investigación, tareas, documentos, notas, calendarios, equipos, permisos, roles, invitaciones y demás funcionalidades disponibles en la plataforma.

5.4. Gestionar instituciones, centros de I+D y organizaciones

En el caso de clientes institucionales, tratamos datos para gestionar la relación comercial, crear cuentas institucionales, asignar workspaces contratados, configurar administradores, controlar límites de usuarios, gestionar licencias, preparar presupuestos, emitir facturas y facilitar la adopción interna de KaiperKit.

5.5. Gestionar pagos, facturación y obligaciones administrativas

Tratamos datos necesarios para preparar presupuestos, gestionar contrataciones, emitir facturas, verificar pagos, administrar suscripciones, gestionar renovaciones, ampliaciones de usuarios y cumplir con obligaciones fiscales, contables y legales.

5.6. Prestar soporte técnico y atención al usuario

Tratamos datos para resolver dudas, incidencias, errores, problemas de acceso, solicitudes de configuración, consultas sobre funcionalidades o peticiones relacionadas con el uso de la plataforma.

5.7. Mejorar la plataforma y analizar su uso

Podemos tratar datos técnicos y de uso para comprender cómo se utiliza KaiperKit, detectar errores, mejorar la experiencia de usuario, optimizar funcionalidades, priorizar desarrollos y medir el rendimiento general del servicio.

5.8. Garantizar la seguridad

Tratamos datos técnicos, registros de acceso y actividad para proteger la plataforma, prevenir accesos no autorizados, detectar comportamientos anómalos, evitar fraudes, investigar incidentes y mantener la integridad de los sistemas.

5.9. Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio

Podemos enviarte comunicaciones necesarias para el funcionamiento del servicio, como avisos de cuenta, cambios relevantes, incidencias, seguridad, invitaciones, confirmaciones, renovaciones o información operativa sobre KaiperKit.

5.10. Enviar comunicaciones comerciales

Cuando exista una base legal adecuada, podremos enviar comunicaciones comerciales sobre KaiperKit, nuevas funcionalidades, contenidos, recursos, eventos, mejoras de producto o propuestas relacionadas con la plataforma.

6. Base jurídica del tratamiento

La base jurídica que nos permite tratar tus datos dependerá de cada finalidad concreta.

Cuando el tratamiento se base en tu consentimiento, podrás retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de su retirada.

7. Tratamiento de datos en instituciones, centros de I+D y organizaciones

KaiperKit está pensado para ser utilizado tanto por usuarios individuales como por grupos, instituciones, centros de investigación, universidades, hospitales, fundaciones, empresas de I+D, laboratorios u otras organizaciones.

En estos casos, una organización puede contratar KaiperKit y designar administradores u owners para crear workspaces, invitar miembros, asignar roles, configurar permisos y gestionar el uso de la plataforma dentro de su propio entorno.

Si tu cuenta ha sido creada o invitada por una institución, centro o grupo de investigación, dicha organización puede tener capacidad para:

• Ver que formas parte de un workspace concreto.
• Asignarte un rol dentro del workspace.
• Modificar tus permisos de acceso.
• Eliminarte o suspender tu acceso al workspace.
• Consultar determinada actividad vinculada al uso operativo y seguro del workspace.
• Gestionar licencias, seats, facturación o límites asociados a la organización.

La organización será responsable de informar a sus usuarios, empleados, investigadores, colaboradores, estudiantes o miembros invitados sobre el uso de KaiperKit cuando corresponda.

8. KaiperKit como encargado del tratamiento

En determinados supuestos, especialmente cuando una institución, universidad, hospital, centro de I+D, empresa, fundación o grupo de investigación utiliza KaiperKit para gestionar información de sus propios usuarios, equipos o proyectos, KaiperKit puede actuar como encargado del tratamiento.

Esto significa que la organización cliente puede ser la responsable del tratamiento de ciertos datos introducidos o gestionados dentro de la plataforma, mientras que KaiperKit los trata por cuenta de dicha organización y siguiendo sus instrucciones.

En estos casos, la relación entre KaiperKit y la organización deberá regularse mediante un contrato, acuerdo de prestación de servicios, anexo de tratamiento de datos o documento similar que establezca, entre otros aspectos:

• El objeto y duración del tratamiento.
• La naturaleza y finalidad del tratamiento.
• El tipo de datos personales tratados.
• Las categorías de interesados afectados.
• Las obligaciones y derechos de la organización responsable.
• Las instrucciones que KaiperKit debe seguir.
• Las medidas técnicas y organizativas aplicables.
• Las condiciones de subcontratación de proveedores.
• El régimen de devolución o supresión de datos al finalizar el servicio.

La relación entre responsable y encargado debe formalizarse mediante contrato u otro acto jurídico que vincule al encargado respecto del responsable. :contentReference[oaicite:1]{index=1}

KaiperKit no utilizará los datos tratados por cuenta de una organización para finalidades propias incompatibles con la prestación del servicio, salvo que exista una base jurídica válida o autorización expresa.

9. Destinatarios y proveedores

Para prestar correctamente el servicio, KaiperKit puede apoyarse en proveedores externos que tratan datos personales siguiendo nuestras instrucciones y únicamente para las finalidades necesarias.

Entre estos proveedores pueden encontrarse:

• Proveedores de hosting, servidores, infraestructura cloud o almacenamiento.
• Proveedores de correo electrónico transaccional o comunicaciones.
• Proveedores de analítica web y medición de uso.
• Proveedores de pagos, facturación o gestión de suscripciones.
• Proveedores de soporte técnico, monitorización, seguridad o prevención de fraude.
• Herramientas internas de administración, diagnóstico o atención al cliente.

También podremos comunicar datos a administraciones públicas, juzgados, tribunales, fuerzas y cuerpos de seguridad u organismos competentes cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido.

KaiperKit exige a sus proveedores garantías adecuadas de protección de datos, seguridad y confidencialidad, especialmente cuando actúan como encargados o subencargados del tratamiento.

10. Transferencias internacionales de datos

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por KaiperKit podrían estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo o tratar datos desde países que no ofrecen un nivel de protección equivalente al europeo.

Cuando se produzcan transferencias internacionales de datos, KaiperKit procurará que se realicen con garantías adecuadas, como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea u otros mecanismos reconocidos por la normativa de protección de datos.

Esta información podrá actualizarse en función de los proveedores utilizados en cada momento.

Nota interna: cuando cierres los proveedores definitivos —hosting, email, analítica, Stripe, soporte, etc.— conviene revisar este punto y, si hace falta, añadir un listado más concreto.

11. Plazos de conservación

Conservaremos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la legislación aplicable o necesarios para atender posibles responsabilidades.

De forma orientativa:

• Solicitudes de contacto o demo: durante el tiempo necesario para responder y hacer seguimiento comercial razonable.
• Cuentas de usuario: mientras la cuenta permanezca activa o sea necesaria para prestar el servicio.
• Datos de workspaces: mientras el workspace esté activo o durante el periodo acordado con la organización cliente.
• Datos de facturación: durante los plazos exigidos por la normativa fiscal, contable y mercantil.
• Registros técnicos y de seguridad: durante el tiempo necesario para garantizar la seguridad, resolver incidencias o investigar usos indebidos.
• Comunicaciones comerciales: hasta que el usuario retire su consentimiento o se oponga a recibirlas.

Cuando los datos dejen de ser necesarios, podrán ser eliminados, anonimizados o bloqueados durante el plazo en que puedan derivarse responsabilidades legales.

12. Derechos de los usuarios

Los usuarios pueden ejercer los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos. La AEPD recoge, entre otros, los derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición, así como el derecho a retirar el consentimiento y reclamar ante la autoridad de control. :contentReference[oaicite:2]{index=2}

En concreto, puedes ejercer los siguientes derechos:

• Acceso: saber si KaiperKit trata tus datos personales y obtener información sobre dicho tratamiento.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de tus datos cuando proceda.
• Oposición: oponerte a determinados tratamientos basados en interés legítimo o comunicaciones comerciales.
• Limitación: solicitar que limitemos temporalmente el tratamiento de tus datos en determinados supuestos.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y transmitirlos a otro responsable cuando sea aplicable.
• Retirada del consentimiento: retirar el consentimiento otorgado para tratamientos basados en dicha base jurídica.

Para ejercer tus derechos, puedes escribir a:

Para proteger tu privacidad, podremos solicitar información adicional que permita verificar tu identidad antes de atender la solicitud.

Si consideras que no hemos tratado tus datos correctamente, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

13. Seguridad de los datos

KaiperKit aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción.

Entre otras medidas, KaiperKit puede aplicar:

• Cifrado de contraseñas.
• Control de acceso mediante cuentas y roles.
• Separación lógica de workspaces.
• Conexiones seguras mediante HTTPS.
• Copias de seguridad y medidas de recuperación.
• Registros técnicos para detectar incidencias.
• Limitación de accesos internos a datos personales.
• Revisión de proveedores tecnológicos relevantes.

Aunque KaiperKit adopta medidas razonables de seguridad, ningún sistema conectado a Internet puede garantizar una seguridad absoluta. Por ello, los usuarios también deben proteger sus credenciales, utilizar contraseñas seguras y comunicar cualquier uso sospechoso de su cuenta.

14. Menores de edad

KaiperKit está dirigido principalmente a profesionales, investigadores, equipos académicos, centros de I+D, instituciones, empresas y organizaciones.

Con carácter general, KaiperKit no está dirigido a menores de edad ni pretende recopilar datos personales de menores de forma intencionada.

Si una institución educativa, investigadora o similar utiliza KaiperKit en un contexto en el que puedan intervenir estudiantes menores de edad, dicha institución deberá asegurarse de contar con la base jurídica y las autorizaciones necesarias.

15. Cookies y tecnologías similares

KaiperKit puede utilizar cookies y tecnologías similares para permitir el funcionamiento del sitio web, recordar preferencias, analizar el uso de la web y mejorar la experiencia del usuario.

Puedes obtener más información en nuestra Política de Cookies.

16. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

KaiperKit no adopta decisiones automatizadas con efectos jurídicos o efectos significativamente similares sobre los usuarios basándose únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos personales.

En caso de que en el futuro se incorporen funcionalidades de análisis avanzado, inteligencia artificial, recomendaciones automáticas o sistemas de evaluación que puedan afectar de forma relevante a los usuarios, KaiperKit actualizará esta política e informará de forma adecuada.

17. Cambios en esta Política de Privacidad

KaiperKit puede modificar esta Política de Privacidad para adaptarla a cambios legales, técnicos, organizativos, comerciales o funcionales.

Cuando se produzcan cambios relevantes, actualizaremos la fecha de última modificación y, cuando sea necesario, informaremos a los usuarios por medios razonables.

Recomendamos revisar periódicamente esta política para conocer cómo tratamos los datos personales.

18. Contacto en materia de privacidad

Para cualquier cuestión relacionada con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de tus datos personales, puedes contactar con KaiperKit a través de: