Qué es un workspace y cómo crearlo

¿Qué es un workspace en KaiperKit?

En KaiperKit, un workspace es el espacio principal desde el que un grupo, laboratorio, unidad o equipo investigador organiza toda su actividad científica.

Dicho de forma sencilla, el workspace funciona como el entorno central de trabajo. Dentro de él se conectan las líneas de investigación, los proyectos, los papers, las tareas, los deadlines, la documentación, las notas y los miembros del equipo.

Cada investigador/a que se registra en KaiperKit obtiene automáticamente un workspace gratuito de por vida, pensado para empezar a organizar su actividad investigadora de forma sencilla.

Idea clave: un workspace no es solo una carpeta. Es el espacio donde se estructura, conecta y da seguimiento al trabajo científico de un equipo o investigador.

Por qué el workspace es el núcleo de KaiperKit

KaiperKit está diseñado para evitar que la información investigadora quede dispersa entre correos, carpetas, hojas de cálculo, documentos compartidos, gestores de tareas y notas sueltas.

El objetivo del workspace es reunir esa información en un único entorno privado, organizado y conectado. Así, un proyecto puede estar relacionado con una línea de investigación, varios papers, tareas pendientes, deadlines, notas internas, documentación y miembros concretos del equipo.

Esto permite que el trabajo investigador no dependa únicamente de la memoria del equipo o de archivos aislados, sino de una estructura común que todos pueden consultar y mantener actualizada.

Qué contiene un workspace

Dentro de un workspace puedes organizar los principales elementos de la actividad investigadora:

Líneas de investigación: áreas científicas principales sobre las que trabaja el grupo.
Proyectos: iniciativas concretas asociadas a una línea, financiación, equipo o periodo de trabajo.
Papers: artículos en preparación, enviados, aceptados, publicados o en revisión.
Congresos: eventos científicos relevantes para presentar resultados o hacer seguimiento de comunicaciones.
Convocatorias: ayudas, grants, funding calls y oportunidades de financiación.
Notas: ideas, decisiones, apuntes de reuniones o información interna del equipo.
Hub de documentación: espacio para centralizar documentación clave del workspace.
Tareas: acciones pendientes asignadas a miembros del equipo.
Calendario y deadlines: fechas importantes vinculadas a proyectos, papers, congresos o convocatorias.
Equipo: miembros que participan dentro del workspace.
Roles y permisos: control de acceso según el tipo de usuario.
Ajustes: configuración general del workspace.

Estructura básica

Una forma sencilla de entenderlo es esta:

Workspace
│
├── Líneas de investigación
│   ├── Proyecto A
│   └── Proyecto B
│
├── Papers
├── Congresos
├── Convocatorias
├── Notas
├── Hub de documentación
├── Tareas
├── Calendario
└── Equipo

Cuándo crear un nuevo workspace

Cada workspace debería representar una estructura organizativa real y diferenciada. Es decir, no conviene crear workspaces sin criterio, sino utilizarlos para separar entornos que necesitan su propia organización, miembros, permisos y seguimiento.

Puedes crear un workspace para:

Un grupo de investigación universitario.
Un laboratorio o unidad científica.
Un proyecto europeo independiente.
Un equipo investigador hospitalario.
Una colaboración entre varias instituciones.
Una actividad investigadora individual.

Separar workspaces puede ser útil cuando diferentes equipos no comparten los mismos proyectos, cuando la información debe mantenerse independiente o cuando cada grupo necesita una gestión propia.

Recomendación: si varios proyectos pertenecen al mismo grupo, laboratorio o unidad, normalmente deberían estar dentro del mismo workspace y organizarse mediante líneas de investigación y proyectos.

Ejemplo práctico de workspace

Ejemplo

Un grupo universitario de neurociencia puede crear un workspace llamado NeuroLab Valencia y organizar dentro de él:

Líneas de investigación sobre Alzheimer, biomarcadores y neuroimagen.
Proyectos competitivos nacionales y europeos.
Papers en preparación, revisión o publicados.
Congresos donde el equipo quiere presentar resultados.
Convocatorias de financiación abiertas o futuras.
Tareas asignadas a doctorandos, técnicos o investigadores principales.
Deadlines de revistas, congresos, entregables y solicitudes.
Notas internas de reuniones, ideas o decisiones importantes.

Cómo crear un workspace

Crear un workspace es el primer paso para empezar a organizar la actividad investigadora dentro de KaiperKit.

Accede al panel principal de KaiperKit.
Abre el selector de workspace desde la barra lateral.
Pulsa en Crear workspace.
Introduce el nombre del grupo, laboratorio, unidad o equipo.
Selecciona el tipo de workspace.
Configura el plan y el número de miembros si corresponde.
Confirma la creación del workspace.

Una vez creado, el workspace se convertirá en el entorno principal desde el que podrás comenzar a organizar líneas de investigación, proyectos, papers, congresos, convocatorias, documentación y tareas.

Qué nombre ponerle a un workspace

Lo ideal es utilizar un nombre claro, reconocible y fácil de identificar por todos los miembros del equipo.

Algunos ejemplos:

NeuroLab Valencia
Unidad de Investigación en Oncología Traslacional
Grupo de Materiales Avanzados
Proyecto Horizonte Europa 2026
Laboratorio de Biotecnología Aplicada

Evita nombres demasiado genéricos como Mi workspace, Investigación o Proyecto 1, ya que pueden generar confusión cuando trabajes con varios espacios o equipos.

Qué recomendamos configurar primero

Después de crear el workspace, recomendamos preparar la estructura principal antes de empezar a añadir tareas o documentación de forma aislada.

El orden recomendado es:

Crear las líneas de investigación principales.
Definir los proyectos activos.
Invitar a los miembros del equipo.
Configurar roles y permisos.
Añadir deadlines importantes al calendario.
Centralizar documentación clave en el Hub de documentación.

Esto ayuda a mantener una organización clara desde el inicio y facilita que todos los elementos del workspace estén conectados entre sí.

Workspace gratuito vs workspace Pro

Cada usuario dispone de un workspace gratuito personal desde el que puede explorar KaiperKit y comenzar a organizar información básica.

Los workspaces Pro están pensados para grupos, laboratorios, equipos e instituciones que necesitan trabajar de forma colaborativa y gestionar una actividad investigadora más amplia.

Característica	Workspace gratuito	Workspace Pro
Uso principal	Organización individual o exploración inicial	Trabajo colaborativo de grupos y equipos
Miembros	Uso personal	Múltiples miembros dentro del equipo
Organización científica	Básica	Avanzada y colaborativa
Gestión de equipo	Limitada	Orientada a grupos, laboratorios e instituciones
Casos de uso	Investigador individual, prueba de la plataforma o gestión personal	Grupos de investigación, unidades científicas, laboratorios o instituciones

Nota: KaiperKit permite mantener varios workspaces separados dentro de una misma cuenta, facilitando la gestión de diferentes grupos, proyectos o colaboraciones.

Buenas prácticas al trabajar con workspaces

No crees un workspace nuevo para cada tarea o documento.
Utiliza las líneas de investigación para organizar grandes áreas científicas.
Utiliza los proyectos para separar iniciativas concretas dentro de cada línea.
Invita solo a los miembros que realmente necesitan acceder al workspace.
Define roles y permisos antes de escalar el uso con más personas.
Mantén nombres claros y consistentes para proyectos, papers, convocatorias y tareas.

Errores comunes al crear un workspace

Crear demasiados workspaces: puede fragmentar la información y dificultar el seguimiento.
Mezclar grupos diferentes: puede generar problemas de permisos, privacidad y organización.
No definir líneas de investigación: hace que los proyectos queden menos conectados.
Añadir tareas antes de estructurar el workspace: puede provocar desorden desde el inicio.

Siguiente paso recomendado

Una vez creado el workspace, el siguiente paso recomendado es preparar la estructura científica principal mediante líneas de investigación y proyectos conectados.

Continúa con:

→ Configurar líneas de investigación