Workflow para un equipo investigador hospitalario
Los equipos de investigación hospitalaria trabajan en un entorno especialmente complejo donde conviven actividad clínica, investigación científica, publicaciones, convocatorias, reuniones y proyectos financiados.
En KaiperKit, es posible centralizar toda esta actividad dentro de un único workspace conectado, facilitando la coordinación entre investigadores, clínicos, gestores y personal de apoyo.
Objetivo: mostrar una forma práctica de organizar proyectos clínicos, publicaciones, tareas y documentación sin depender de múltiples herramientas desconectadas.
1. Crear el workspace de la unidad o grupo investigador
El primer paso consiste en crear un workspace que represente a la unidad, servicio o grupo de investigación.
Este workspace actuará como centro organizativo de toda la actividad científica del equipo.
- Unidad de Investigación en Neurología.
- Grupo de Oncología Traslacional.
- Unidad de Investigación Cardiovascular.
- Grupo de Investigación en Medicina Intensiva.
2. Definir las líneas de investigación
Las líneas de investigación permiten organizar la actividad científica por áreas clínicas o temáticas.
- Biomarcadores en Alzheimer.
- Neuroimagen avanzada.
- Diagnóstico precoz.
- Ensayos clínicos.
- Medicina personalizada.
Estas líneas suelen mantenerse durante años, incluso cuando los proyectos concretos cambian o finalizan.
3. Crear proyectos clínicos y estudios
Los proyectos representan el trabajo científico activo.
En un hospital, un proyecto puede corresponder a:
- Un ensayo clínico.
- Un estudio observacional.
- Una investigación multicéntrica.
- Un proyecto financiado.
- Una validación de biomarcadores.
- Un desarrollo tecnológico clínico.
Línea:
- Biomarcadores en Alzheimer.
Proyectos:
- Validación clínica de biomarcadores plasmáticos.
- Estudio multicéntrico de deterioro cognitivo.
- Seguimiento longitudinal de pacientes.
4. Centralizar protocolos y documentación
Uno de los mayores retos de la investigación hospitalaria es gestionar gran cantidad de documentación.
El Hub de Documentación permite centralizar recursos importantes relacionados con cada proyecto.
- Protocolos clínicos.
- Consentimientos informados.
- Documentación ética.
- Presentaciones internas.
- Memorias científicas.
- Carpetas compartidas.
- Procedimientos normalizados.
5. Organizar reuniones y seguimiento clínico
Las reuniones son una parte fundamental de la actividad investigadora hospitalaria.
Las Notas permiten registrar acuerdos, decisiones y observaciones relevantes dentro del contexto del proyecto.
- Conclusiones de reunión semanal.
- Incidencias detectadas durante el estudio.
- Cambios metodológicos.
- Observaciones clínicas relevantes.
- Acciones acordadas entre investigadores.
6. Coordinar tareas entre investigadores y clínicos
La investigación hospitalaria implica perfiles muy distintos trabajando conjuntamente.
Las Tareas permiten coordinar acciones concretas y asignarlas a los responsables correspondientes.
- Reclutamiento de pacientes.
- Análisis estadístico.
- Revisión de historias clínicas.
- Preparación de documentación ética.
- Validación de resultados.
- Preparación de manuscritos.
7. Gestionar publicaciones científicas
Los Papers permiten conectar publicaciones con los proyectos y líneas que han generado los resultados.
Esto facilita el seguimiento de la producción científica de la unidad.
- Papers en preparación.
- Papers enviados.
- Papers en revisión.
- Papers publicados.
- DOIs asociados.
8. Registrar congresos y comunicaciones científicas
La difusión científica forma parte esencial de la actividad investigadora.
Los Congresos permiten organizar:
- Presentaciones orales.
- Posters.
- Comunicaciones científicas.
- Participación en eventos especializados.
Cada congreso puede relacionarse con proyectos, publicaciones y tareas específicas.
9. Gestionar convocatorias y financiación
La mayoría de grupos hospitalarios participan regularmente en convocatorias de financiación.
KaiperKit permite registrar oportunidades de financiación y relacionarlas con futuras líneas o proyectos.
- Convocatorias nacionales.
- Ayudas autonómicas.
- Proyectos europeos.
- Fundaciones privadas.
- Programas de investigación clínica.
10. Controlar deadlines críticos
La investigación clínica depende de múltiples fechas importantes.
Los Deadlines y Calendario permiten centralizar:
- Fechas de entrega.
- Publicaciones.
- Convocatorias.
- Congresos.
- Informes periódicos.
- Revisiones internas.
11. Organizar investigadores, residentes y doctorandos
Los hospitales suelen combinar perfiles muy diferentes dentro del mismo proyecto.
- Investigadores principales.
- Médicos especialistas.
- Residentes.
- Doctorandos.
- Técnicos.
- Gestores de investigación.
A través de Miembros, Roles y Becarios y Doctorandos, cada persona puede integrarse dentro de la estructura científica adecuada.
Ejemplo completo de estructura
Workspace: Unidad de Neurología
│
├── Línea: Biomarcadores en Alzheimer
│
├── Proyecto: Validación clínica de biomarcadores
│ ├── Papers
│ ├── Tareas
│ ├── Notas
│ ├── Documentación
│ ├── Congresos
│ └── Deadlines
│
├── Investigadores
├── Residentes
├── Doctorandos
└── Técnicos
Buenas prácticas para equipos hospitalarios
- Separar líneas de investigación de proyectos clínicos.
- Centralizar documentación relevante desde el inicio.
- Registrar reuniones mediante notas.
- Relacionar publicaciones con proyectos concretos.
- Utilizar tareas para coordinar equipos multidisciplinares.
- Registrar fechas importantes en cuanto se conozcan.
Errores comunes
- Gestionar proyectos únicamente por correo electrónico.
- Guardar documentación en múltiples ubicaciones.
- No registrar decisiones importantes.
- No asignar responsables claros.
- Perder trazabilidad entre proyectos y publicaciones.
Por qué utilizar KaiperKit en investigación hospitalaria
La investigación clínica combina actividad asistencial, científica y administrativa. Esto genera una gran cantidad de información difícil de coordinar si se utilizan herramientas separadas.
KaiperKit permite conectar proyectos, publicaciones, tareas, documentación y miembros dentro de una única estructura científica organizada.
Un equipo investigador hospitalario no solo necesita gestionar proyectos. También necesita coordinar personas, documentación, publicaciones y decisiones clínicas durante años de trabajo científico.
Siguiente paso recomendado
Una vez comprendidos los principales workflows, el siguiente paso es profundizar en la organización diaria mediante tareas, deadlines y documentación conectada.